Bulletin de paie dématérialisé
Un bulletin de paie doit être remis au salarié à chaque versement de rémunération. Jusqu'ici, celui-ci se présentait sous la forme papier. Dorénavant, le bulletin de paie peut également être remis au salarié au format dématérialisé. Cependant, afin de conserver sa valeur légale, il doit impérativement respecter certaines règles.
La dématérialisation du bulletin de paie, c’est quoi ?
Lors de chaque versement de rémunération, l’employeur se doit de remettre au salarié un bulletin de paie, que ce soit en main propre ou par voie postale. Mais jusqu’à présent, il se présentait toujours sous forme papier. Dorénavant, le bulletin de paie peut également être remis au salarié sous forme dématérialisée sur un support électronique. Pour avoir une valeur légale, ce bulletin de paie électronique doit cependant respecter quelques règles.
L’émission d’un bulletin de paie est une obligation pour toute entreprise qui emploie des salariés. Or, la loi autorise l’employeur à transmettre un bulletin de paie dématérialisé depuis 2009. Socialea, votre expert de la paie, vous informe sur la fiche de salaire électronique.
Le bulletin de paie électronique
Le bulletin de paie dématérialisé, également appelé bulletin de paie électronique, est une version numérique du bulletin de salaire papier.
Ainsi, une fiche de paie au format numérique contient les mêmes informations et possède la même valeur légale qu’un bulletin de salaire au format papier.
Depuis le 13 mai 2009 – date de promulgation au Journal Officiel de la loi « de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures » (article 26) – les employeurs peuvent remettre des bulletins de paie électroniques à leurs salariés, après avoir obtenu leur accord. Les données devront être archivées pendant au moins cinq ans et leur intégrité garantie.
Le bulletin de paie dématérialisé a-t-il une valeur juridique ?
A partir du moment où l’employeur fait figurer sur le bulletin dématérialisé les mentions obligatoires imposées par les articles R. 3243-1 à R. 3243-6 du Code du travail, l’écrit reçoit toute sa valeur juridique. Il faut cependant relever que ces articles sont assez lourds et complexes à mettre en oeuvre, ce qui rendra le recours aux bulletins de paie électroniques modéré.
L’accord du salarié est-il obligatoire ?
Depuis 2016, l’employeur n’a plus besoin d’obtenir l’accord d’un salarié pour la mise en place d’un bulletin de paie dématérialisé. Cet assouplissement de la loi permet de faciliter la dématérialisation des fiches de salaire au sein des entreprises. Plus depuis le vote de la Loi El Komri : “sauf opposition du salarié, l’employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique etc.” Loi n°2016-1088 du 08/08/2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue sociale et à la sécurisation de parcours professionnels – Art. 54.
Notez que la mise en place d’un bulletin de paie sous format électronique impose d’informer chaque salarié de son droit à s’y opposer. L’employeur doit communiquer cette information :
- Lors de l’embauche de l’employé
- Un mois avant l’émission du premier bulletin de paie dématérialisé
Quels sont les avantages du bulletin de paie dématérialisé ?
La dématérialisation des bulletins de paie est une solution qui présente de multiples avantages pour l’employeur, à savoir :
- Simplification de la transmission des fiches de paie aux salariés
- Limitation du risque d’erreurs avec un logiciel de paie conforme à la législation
- Gain de temps pour vos collaborateurs qui se consacrent à cette tâche
- Réduction des coûts pour l’entreprise en passant au bulletin de paie numérique
Opter pour le bulletin de paie dématérialisé présente également de nombreux avantages pour le salarié :
- Consultation et téléchargement de leurs bulletins de salaire en toute liberté
- Plus besoin de solliciter le service des ressources humaines pour recevoir son bulletin de paie, le salarié le reçoit automatiquement dans son espace personnel
- Plus de risques de perdre ses bulletins de paie, vos salariés peuvent les télécharger autant de fois qu’ils le désirent
Quelles sont les obligations de l’employeur dans la mise en place de la dématérialisation des bulletins de paie ?
L’ensemble des informations indiquées dans un bulletin de paie dématérialisé doivent être exactes. Pour ce faire, l’employeur doit s’assurer de l’authenticité des données qui sont reprises dans la fiche de salaire électronique. Ainsi, l’employeur se doit de garantir l’intégrité des données contenues dans le bulletin de paie remis sous forme dématérialisée (art L3243-2 et L3243-4). Autrement dit, le bulletin doit être infalsifiable. Pour ce faire, le bulletin de paie doit être remis dans des conditions qui empêchent toute modification ultérieure du contenu. Il s’agit là de la principale difficulté pour les entreprises. Afin de respecter cette condition, l’employeur est obligé de se doter de matériels et de logiciels informatiques suffisamment sécurisés, et par conséquent de faire appel à des sous-traitants spécialisés dans les systèmes de signature électronique, d’horodatage ou de « coffre-fort électronique ». L’obligation pour l’employeur de conserver les bulletins de paie au mois cinq ans, comme c’était le cas avec les bulletins de paie sous forme papier, est aussi valable pour le bulletin de paie dématérialisé.
Assurer la disponibilité du bulletin de paie dématérialisé
La loi impose à l’employeur de garantir aux salariés l’accès au bulletin de paie dématérialisé :
- Pendant une durée de 50 ans
- Jusqu’à ce que l’employé ait atteint l’âge de 76 ans
Notez que l’entreprise a l’obligation de conserver une copie des fiches de paie de ses salariés dans ses locaux pendant une durée de 5 ans. Passé ce délai, une version électronique suffit.
Garantir la confidentialité des données
Le règlement général sur la protection des données (RGPD) impose des règles strictes concernant la gestion des données. Compte tenu des informations personnelles que contiennent les bulletins de salaire, l’entreprise doit se conformer au RGPD. Par conséquent, recourir à un coffre-fort numérique peut s’avérer indispensable pour stocker et sécuriser les fiches de paie au format électronique.
Vous souhaitez évaluer les processus de paie de votre entreprise et vous assurer de leur conformité avec la loi ? Contactez l’un de nos experts pour faire réaliser un audit de paie !
Sommaire
Missions complémentaires
Audit de paie, Bilan social, Audit social, nous vous apportons notre expertise.