3 juillet 2018

Erreurs sur le bulletin de paie : elles peuvent coûter cher à l’entreprise !

Faut-il rappeler que le bulletin de paie est un document officiel, dont l’édition et la remise sont régies par des règles précises (et souvent complexes), qu’il ne s’agit pas d’un document accessoire ou anodin à prendre à la légère ?

Sur cette question, ne perdez pas de vue en tant qu’employeur que toute négligence dans le traitement, la rédaction ou la remise du bulletin de paie peut avoir des conséquences désagréables (passible d’une amende de 450 euros pour un bulletin non-conforme ou erroné remis, conformément à l’article R. 154-3 du Code du Travail). D’où la nécessité de vous assurer d’avoir les bonnes compétences en interne et si ce n’est pas le cas, de faire appel à un prestataire expert en la matière (Socialea par exemple) pour se prémunir de tout désagrément.

Les erreurs les plus fréquentes sur le bulletin de paie

Erreur sur la date d’entrée dans l’entreprise : la date d’entrée dans l’entreprise n’est pas une donnée à négliger si l’on considère que c’est elle qui servira à déterminer l’indemnité de licenciement (si licenciement il y a un jour). L’employeur doit donc s’assurer que celle mentionnée sur le bulletin de paie est conforme à la date d’entrée effective de la personne employée. En cas d’erreur dans un contexte de licenciement (qu’il s’agisse d’un trop ou d’un moins-perçu), pensez à régulariser au plus vite votre ancien·ne collaborateur·trice avant que celui·celle-ci s’en aperçoive et vous emmène aux Prud’hommes (dans le cas d’un moins-perçu, vraisemblablement, ici).

Erreur sur la comptabilisation des heures supplémentaires : un oubli passible du versement de dommages et intérêts à l’attention de la personne salariée lésée. D’autant que les heures supplémentaires devraient bientôt ouvrir à une exonération de cotisations sociales.

Erreur sur la mention de la convention collective : si la convention collective mentionnée sur le bulletin de paie ne correspond pas (ou plus) à l’activité principale de l’entreprise, cela peut avoir des conséquences fâcheuses pour celle-ci, surtout si celle-ci est moins favorable aux salarié·e·s que celle qui devrait être normalement en vigueur. Dans ce cas précis, ceux-ci sont en droit de faire valoir leurs droits en termes de salaires, de congés payés et d’éventuels avantages substantiels figurant sur la “bonne” convention. Dans le cas contraire (mention d’une convention collective plus favorable que celle devant être initialement en vigueur), aucun trop-perçu n’est exigible par l’employeur. Attention donc.

Erreur sur la rémunération d’un·e salarié·e en arrêt maladie : délai de carence, clause de maintien de salaire, la convention collective de l’entreprise peut détailler un certain nombre de dispositions spécifiques en matière de rémunération d’un·e salarié·e en arrêt maladie. À l’employeur de veiller à bien les appliquer pour s’éviter des problèmes.

Les recours en cas d’erreur sur la fiche de paie

Erreur en défaveur de l’employeur : si erreur(s) il y a, et conformément au Code du Travail, le·la salarié·e pénalisé·e a jusqu’à 3 ans pour réclamer les sommes dont il·elle a été indûment privé·e. Cette demande « peut porter sur les sommes dues au titre des 3 dernières années à compter de ce jour ou, lorsque le contrat de travail est rompu, sur les sommes dues au titre des 3 années précédant la rupture du contrat ». Des heures supplémentaires non payées en janvier 2018, par exemple, pourront être ainsi réclamées jusqu’en janvier 2021. Et faute d’accord avec l’employeur (qui reconnaît son erreur), seul le Conseil des Prud’hommes sera habilité à statuer (à son détriment le plus souvent)

Erreur en défaveur de l’employé·e : en cas de trop-perçu en faveur de l’employé·e, l’employeur “auto-floué” dispose également d’un délai de 3 ans pour le signaler à la personne indûment bénéficiaire et pour lui réclamer le remboursement de ce trop-perçu (article L3245-1 du Code du Travail). Cependant, le délai de prescription peut être ramené à 1 an en fonction des dispositions prises au niveau du contrat de travail, notamment en ce qui concerne des acomptes sur commissions devant être régularisés annuellement. En tout état de cause, l’employeur doit prouver le bien-fondé de son erreur et peut régler le différend directement avec le·la salarié·e si celui·celle-ci est toujours présent·e dans l’entreprise via des saisies sur salaire (et ce, dans la mesure où celles-ci ne fassent pas passer le salaire restant sous le seuil forfaitaire du RSA), ou un échelonnement de dette sur une durée plus importante pour le cas où la somme à récupérer serait trop importante.

Notre conseil pour finir : en matière de traitement de la paie, l’incertitude ou le défaut de compétences peuvent coûter très cher à l’entreprise négligente (ou pas assez consciente de l’importance de ce sujet) dans le cadre de son développement commercial. Si vous n’avez pas les bonnes ressources en interne, faites appel à un prestataire de confiance comme Socialea : vous y gagnerez sur tous les tableaux.