La gestion électronique de documents (GED) permet le stockage, le classement et l’archivage de tous les documents de l’entreprise, mais également leur contrôle, leur diffusion et leur production. Les informations contenues dans ces documents et leur centralisation sont un outil clé de la stratégie des entreprises. Un logiciel GED améliore donc considérablement la gestion et le suivi de tous ces documents ainsi que la productivité des collaborateurs.

Qu’est-ce que la GED ?

GED est l’acronyme de gestion électronique de documents. Cette solution permet donc d’optimiser la gestion et l’exploitation par des moyens électroniques de tous les documents, quelle que soit leur origine.

Par ce biais, tous les documents sont numérisés et centralisés sur une seule plateforme, accessible à tous les collaborateurs qui sont concernés par leur usage et durant tout leur cycle de vie. L’accès à ces documents actuels et aux archives courantes se fait dans un répertoire numérique via l’indexation.

Pourquoi la GED est indispensable aux entreprises ?

La convergence des données est véritablement capitale dans le fonctionnement d’une entreprise. En plus de répondre à des facteurs légaux et juridiques, la GED présente de sérieux avantages.

Une collaboration efficace

Un document est souvent imprimé en plusieurs exemplaires dans les différents services d’une entreprise. En rassemblant tous les documents sur une seule et unique plateforme, la GED fluidifie la collaboration de tous les intervenants, en télétravail ou bien sur différents sites.

Un contrôle fiable

Avec une solution GED, les documents légaux, comptables et courants sont ainsi immédiatement disponibles et accessibles. En plus d’être mis à jour tout en respectant la durée de conservation légale selon le type de fichier, les risques de perte sont très limités.

Accessibilité et sécurité des documents

En automatisant certains processus, la GED permet de partager les fichiers entre services et d’obtenir une traçabilité complète sur les activités liées au traitement d’un dossier. La sécurité et la confidentialité des données sont assurées par la limitation des droits d’accès aux seuls collaborateurs concernés ainsi que par la conservation des éléments sur un serveur sécurisé. 

Productivité augmentée

La recherche de documents est une tâche hautement chronophage en entreprise. Encore plus si on prend en compte le temps passé à recréer un document perdu. La GED optimise le traitement et l’accès aux documents nécessaires, permettant ainsi aux collaborateurs de se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée.

Réduction des coûts

En numérisant les documents, l’entreprise s’inscrit dans une démarche environnementale en limitant sa consommation de papier. Ce passage au tout numérique entraine une réduction des espaces et du volume de stockage des documents papier, mais également une réduction des dépenses sur les consommables (encre, papier, toners, classeurs…).

SILAE : le logiciel GED pour entreprise

Les fonctionnalités GED du logiciel de paie Silae répondent précisément à ces enjeux stratégiques. En plus de produire une paie fiable et hautement qualifiée en mode SaaS, Silae permet :

  • Le classement de tous vos documents sur un espace accessible
  • Le stockage et la sauvegarde des données et documents sur un serveur sécurisé
  • L’archivage des documents dans votre outil de paie pour répondre aux obligations légales.

Contactez les experts Socialea pour découvrir tout le potentiel d’une solution GED exigeante et performante.

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